Imagina que tu empresa paga un gasto necesario para su operación, tiene la factura, lo registra en su contabilidad y, aun así, pierde la deducción. Sucede con más frecuencia de lo que parece.
Perder una deducción, no es solo un tecnicismo contable, es pagar impuesto sobre dinero que ya gastaste. Por eso, es importante que siempre te hagas esta pregunta: ¿este gasto cumple con todos los requisitos que la ley exige para ser deducible?
¿Qué gastos puede deducir una empresa?
Antes de revisar si un gasto cumple los requisitos, lo primero es saber si ese gasto siquiera entra en la lista. El artículo 25 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) establece las deducciones autorizadas. Estas son las principales:
1. Devoluciones, descuentos o bonificaciones
Cuando un cliente devuelve mercancía o recibe una rebaja, ese monto reduce el ingreso que ya habías facturado. En lugar de cobrar impuesto sobre lo que al final no recibiste, puedes restarlo.
Ejemplo: tu empresa vende $50,000 y el cliente devuelve $5,000 por un defecto. Esos $5,000 se restan directamente como deducción.
2. Costo de lo vendido o adquisición de mercancías
Es el costo directo de producir o comprar lo que tu empresa vende. Aquí importa el régimen fiscal, porque la mecánica cambia:
- Régimen General: se deduce el costo cuando la mercancía se enajena.
- RESICO Personas Morales: se deduce la adquisición al momento del pago, bajo flujo de efectivo.
Ejemplo: una fábrica de muebles compra $100,000 de madera. En RESICO, deduce la compra en cuanto la paga; en Régimen General, deducirá ese costo conforme venda los muebles.
3. Gastos de operación
Son las erogaciones del día a día que mantienen funcionando el negocio: renta de oficinas o bodegas, electricidad, internet, papelería, honorarios de contadores o abogados externos, servicios de limpieza, publicidad. Si el negocio no puede operar sin ese gasto, probablemente califica aquí.
4. Inversiones: activos fijos, gastos y cargos diferidos
La maquinaria, los equipos de cómputo, los vehículos y el mobiliario no se deducen de golpe el día de la compra. Se deprecian gradualmente, con los porcentajes máximos anuales que establece la LISR.
Ejemplo: compras una computadora por $30,000 para el área contable. La LISR autoriza hasta el 30% anual, por lo que la deducción es de $9,000 por año, no los $30,000 de una sola vez.
5. Cuotas patronales al IMSS e INFONAVIT
Las aportaciones de seguridad social que la empresa paga mensual o bimestralmente por sus trabajadores son deducibles. Es uno de los gastos que muchas empresas tienen correctamente documentado, pero que conviene verificar esté también bien registrado en contabilidad.
6. Intereses y ajuste anual por inflación
Los intereses de créditos bancarios o financiamientos usados para la operación son deducibles, igual que el ajuste que reconoce la pérdida de valor de las deudas por efecto de la inflación.
Ejemplo: los intereses que cobra el banco por un crédito destinado a comprar maquinaria o capital de trabajo.
7. Créditos incobrables y pérdidas por caso fortuito
Si un cliente simplemente no paga y se agotaron las vías de cobro, esa cuenta puede convertirse en una deducción. Lo mismo aplica para activos que se pierden por accidentes o desastres naturales, siempre que se cumplan los procedimientos que establece la ley.
¿Cuáles son los requisitos para que un gasto sea deducible?
Una deducción autorizada es un gasto, costo o inversión que la ley permite restar de los ingresos acumulables de una empresa para determinar su utilidad fiscal, y sobre esa cantidad, calcular el Impuesto Sobre la Renta (ISR).
En el artículo 27 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) se establecen los requisitos que debe cumplir cualquier gasto, costo o inversión para que el SAT lo considere una deducción autorizada.
Estos requisitos son acumulativos: lo que significa que, si falta uno, el SAT puede rechazar la deducción.
1. Que el gasto sea estrictamente indispensable
El gasto debe ser necesario para los fines de la actividad de la empresa. En otras palabras, su ausencia podría afectar, detener o disminuir las operaciones (artículo 27, fracción I).
Ejemplo: una imprenta que compra papel y tinta, y paga la renta del local donde están sus máquinas, puede deducir esos gastos. Si paga la membresía de un club de golf personal de un socio, no, porque no tiene relación directa con la actividad comercial.
2. En inversiones, que se deduzcan mediante depreciación
Los bienes duraderos como la maquinaria, vehículos, equipo de cómputo y mobiliario no se deducen completos el día de la compra. Se deducen de forma gradual, con los porcentajes anuales que establece la LISR.
Ejemplo: una computadora de $30,000 para el área contable, con el porcentaje máximo del 30% anual, se deduce en $9,000 por año hasta agotar su valor. No en $30,000 de una sola vez.
3. Que exista CFDI y que el pago se haga por medios bancarizados
Cada gasto debe estar amparado por un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) válido, versión 4.0. Además, los pagos superiores a $2,000 deben hacerse con transferencia electrónica, cheque nominativo, tarjeta de crédito, débito o de servicios, o monedero electrónico autorizado (artículo 27, fracción III).
Regla especial para combustibles: la gasolina y el diésel siempre deben pagarse por medios electrónicos, sin importar el monto, y el CFDI debe consignar el permiso vigente del proveedor conforme a la Ley de Hidrocarburos.
Ejemplos: si compras papelería por $2,500 y la pagas en efectivo, pierdes la deducción aunque tengas factura. Si cargas $300 de gasolina en efectivo, tampoco es deducible.
4. Que el gasto se registre en contabilidad una sola vez
La erogación debe estar correctamente registrada en la contabilidad y restarse una sola vez.
Ejemplo: la factura de mantenimiento de las instalaciones se registra en el libro diario y en la cuenta de gastos correspondiente.
5. En retenciones a terceros, que se hayan enterado
Cuando la ley obliga a retener impuestos, como ISR de sueldos, honorarios, arrendamientos de personas físicas o fletes, la deducción solo procede si esas retenciones se declararon y enteraron dentro de los plazos legales.
Ejemplo: pagas $10,000 de honorarios a un abogado independiente y retienes $1,000 de ISR. Para deducir los $10,000, debes haber enterado esa retención en la declaración mensual correspondiente.
6. Que el IVA aparezca desglosado en el CFDI
Cuando la operación cause el Impuesto al Valor Agregado (IVA), este debe aparecer trasladado de forma expresa y por separado.
Ejemplo: en el recibo de arrendamiento de una bodega, el CFDI debe mostrar:
7. Que los intereses se destinen a fines del negocio
Los intereses de créditos bancarios son deducibles cuando los recursos se usan directamente en la operación.
Ejemplo: si obtienes un crédito y compras mercancía o materia prima, los intereses son deducibles. Si parte del préstamo se usa para dar un préstamo personal sin intereses a un socio, la deducción de intereses se limita proporcionalmente.
8. Que se respeten los plazos y las fechas del CFDI
Los requisitos deben reunirse al momento de realizar la operación o, a más tardar, el último día del ejercicio. La factura debe obtenerse a más tardar el día en que deba presentarse la declaración anual, y su fecha de expedición debe corresponder al ejercicio en que se deduce.
Ejemplo: un gasto operativo de diciembre de 2026 debe tener una factura con fecha de 2026. Una factura emitida en mayo de 2027 no permite deducirlo en 2026.
9. Que las pérdidas por créditos incobrables estén bien sustentadas
Una cuenta por cobrar no pagada puede deducirse en el mes en que se consume la prescripción legal o se demuestra la notoria imposibilidad práctica de cobro (artículo 27, fracción XV).
Ejemplo: un cliente debe $15,000 desde hace más de un año. Después de agotar las gestiones de cobro y cumplir con los avisos que exige el SAT, la factura puede registrarse como pérdida por crédito incobrable.
10. Que las mermas y la destrucción de inventarios sigan el procedimiento
Las mercancías o materias primas que pierden valor por deterioro o caducidad se deducen en el ejercicio en que ocurre la pérdida. Si se trata de productos básicos para la subsistencia humana, como alimentos, ropa o medicinas, antes de destruirlos deben ofrecerse en donación a instituciones donatarias autorizadas.
Ejemplo: un supermercado tiene un lote de yogur próximo a caducar. Primero debe ofrecerlo a un banco de alimentos autorizado. Si no lo aceptan, puede destruirlo y deducir la pérdida.
Es importante recalcar que cuando el SAT rechaza una deducción, no solo se pierde el beneficio fiscal, también hay un costo concreto.
Además del impuesto que se dejó de pagar, el artículo 76 del Código Fiscal de la Federación (CFF) prevé multas del 55% al 75% de las contribuciones omitidas, más actualización y recargos.
Cumplir con el artículo 27 no basta: también hay que demostrar que la operación ocurrió
Como explicamos en nuestro blog sobre materialidad fiscal: ¿tu empresa puede demostrar que sus operaciones realmente ocurrieron?, cumplir con los requisitos del artículo 27 de la LISR es indispensable, pero la factura por sí sola no demuestra que la operación existió.
El artículo 29-A, fracción IX, del CFF exige que los comprobantes amparen operaciones existentes, verdaderas o actos jurídicos reales, y el artículo 5-A regula la razón de negocios. Por eso, ante una revisión o un procedimiento de Vigilancia Profunda del SAT, la empresa debe conservar evidencia suficiente para acreditar la materialidad de sus operaciones. Esa evidencia puede incluir:
- Contratos y cotizaciones.
- Correos de trabajo.
- Bitácoras de recepción.
- Fotografías y entregables.
- Evidencia del servicio o bien recibido.
Gastos con límites y conceptos no deducibles
Además de saber qué se puede deducir, es importante identificar los conceptos qué tienen un tope en su deducción, o está expresamente prohibida (artículos 28 y 36 de la LISR).
Automóviles
La deducción de automóviles se encuentra limitada de la siguiente manera:
Restaurantes y bares
Los consumos en restaurantes son deducibles únicamente en un 8.5%; el 91.5% restante no es deducible, y el pago debe hacerse con tarjeta o medio electrónico. Los consumos en bares son 100% no deducibles.
Viáticos
Pueden ser deducibles si cumplen los requisitos aplicables, dentro de estos límites:
- Alimentación: $750 diarios en territorio nacional y $1,500 diarios en el extranjero.
- Hospedaje en el extranjero: $3,850 diarios.
- Uso de automóviles: $850 diarios.
Además, el gasto debe realizarse fuera de la faja de 50 kilómetros que rodea el establecimiento del contribuyente y estar respaldado con documentación de hospedaje o transporte.
Subcontratación de personal
Los pagos por subcontratación de personal no son deducibles cuando comprenden la actividad económica preponderante del contratante, por la prohibición de esta figura. Si contratas servicios u obras especializadas, verifica que tu proveedor cuente con REPSE vigente, como explicamos en nuestro blog sobre la renovación del REPSE.
El reto no es conocer los requisitos, sino revisarlos a tiempo
Conocer los requisitos es el primer paso. Lo que marca la diferencia es revisarlos de forma periódica, con un criterio común entre compras, tesorería, contabilidad y las áreas operativas, y no hasta que llega una revisión.
Y el momento importa: a unos meses del cierre de 2026, todavía es posible detectar pagos mal realizados, facturas faltantes, retenciones pendientes o registros contables incompletos antes de que se conviertan en una deducción rechazada.
La pregunta final es sencilla: si el SAT revisara hoy los gastos más importantes de tu empresa, ¿cuántos podrían acreditar todos los requisitos para ser deducibles?
En Lofton apoyamos a las empresas a revisar sus deducciones, validar que sus gastos cumplan con los requisitos fiscales y documentales, y fortalecer los controles contables y fiscales necesarios para reducir el riesgo de rechazos, multas y ajustes.
