En todos los años que tenemos acompañando empresas en materia laboral, en Lofton hemos visto un patrón que se repite con frecuencia: la mayoría de los patrones no saben que tienen irregularidades, porque están convencidos de que cumplen con sus obligaciones.
El problema aparece cuando llega una inspección de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) o una demanda laboral, y la empresa descubre que cumplir no basta: hay que poder demostrarlo con documentación, porque ante una autoridad o un juez, lo que no está documentado, para efectos prácticos, no ocurrió. Peor aún, hay empresas que ni siquiera saben que tenían que cumplir con ciertas obligaciones.
Seis áreas del cumplimiento laboral que las empresas deben evaluar
Estas son las seis áreas donde con mayor frecuencia encontramos brechas en las empresas que llegan a Lofton, y donde un inspector concentra su revisión.
1. Cumplimiento general
El punto de partida de cualquier inspección es la documentación básica: contratos individuales de trabajo firmados por cada trabajador, reglamento interior de trabajo registrado ante el Centro de Conciliación y Registro Laboral (CCRL), comisiones mixtas constituidas y operando, y control de asistencia que respalde la jornada real de cada colaborador.
La LFT establece que todo patrón está obligado a contar con Reglamento Interior de Trabajo. Su ausencia o incumplimiento, junto con la falta de contratos firmados, comisiones mixtas o control de asistencia, se sanciona conforme al artículo 1002 de la LFT con multas de 50 a 5,000 Unidades de Medida y Actualización (UMA), es decir, entre $5,865.50 y $586,550 pesos con la UMA 2026, monto que se puede duplicar en caso de reincidencia conforme al artículo 992 de la misma ley.
2. Pago y prestaciones
El pago de prestaciones laborales en tiempo y forma es una obligación que muchas empresas cumplen en los hechos pero no documentan correctamente. Aguinaldo, vacaciones, prima vacacional y Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) deben pagarse conforme a los plazos y montos que establece la LFT, y deben quedar respaldados con CFDI de nómina timbrados correctamente. El incumplimiento en el pago de estas prestaciones se sanciona conforme al artículo 1002 de la LFT con multas de 50 a 5,000 UMA, es decir, de $5,865.50 a $586,550 pesos.
El tiempo extraordinario es uno de los puntos que con mayor frecuencia genera conflictos. Debe calcularse y pagarse conforme a la ley, y cualquier hora extra trabajada debe estar documentada. Una jornada extendida sin respaldo puede convertirse en el argumento central de una demanda laboral, con laudos que casi siempre favorecen al trabajador cuando el patrón no puede probar lo contrario.
3. Relaciones sindicales y colectivas
La LFT garantiza a los trabajadores el derecho a organizarse y a realizar actividades sindicales libremente. El patrón que interfiere, limita o sanciona esa actividad está expuesto a contingencias laborales que pueden escalar con rapidez. Este es un pilar que muchas empresas subestiman hasta que se convierte en un conflicto colectivo, y que el artículo 994, fracción III de la LFT sanciona con multas de 50 a 1,500 UMA, un equivalente de $5,865.50 a $175,965 pesos.
4. Capacitación
La capacitación es una obligación patronal, no una prestación adicional. Cada trabajador debe contar con un plan y programa de capacitación, y las constancias de habilidades laborales adquiridas (DC-3) deben estar capturadas en el Sistema de Registro de Constancias (SIRCE).
El plazo para responder un emplazamiento en materia de capacitación es de solo cinco días hábiles, y el incumplimiento se sanciona conforme al artículo 994, fracción IV de la LFT con multas de 250 a 5,000 UMA de $29,327.50 a $586,550 pesos.
5. Seguridad y salud en el trabajo
Las Normas Oficiales Mexicanas (NOMs) en materia de seguridad y salud en el trabajo establecen obligaciones específicas según el giro y el número de trabajadores de cada empresa. Entre las más frecuentemente incumplidas se encuentran la NOM-035-STPS-2018 sobre factores de riesgo psicosocial, la NOM-037-STPS sobre teletrabajo, y las NOMs relacionadas con equipo de protección personal y condiciones físicas del centro de trabajo. El artículo 994, fracción V de la LFT sanciona estos incumplimientos con multas de 250 a 5,000 UMA, de $29,327.50 a $586,550 pesos, y esta sanción puede aplicarse de forma independiente por cada trabajador afectado.
Un punto que pocas empresas tienen implementado correctamente: el protocolo para prevenir y erradicar la discriminación y la violencia laboral. Su ausencia es un punto de inspección independiente que puede generar una multa por sí solo, conforme al artículo 994, fracción VI de la LFT.
6. Protección a la maternidad y no discriminación
Este es el pilar que mayor riesgo legal genera cuando se incumple. Actos intimidatorios o de coacción para que un trabajador presente su renuncia, y el despido de personal en estado de gravidez, son situaciones que la LFT sanciona de forma específica, también bajo el artículo 994, fracción VI, con multas de 250 a 5,000 UMA, de $29,327.50 a $586,550 pesos, y que en muchos casos derivan en demandas laborales con laudos desfavorables para el patrón, además de la reinstalación obligatoria en muchos casos.
Son pocas las empresas que dimensionan que estas multas, en la práctica, se aplican por cada trabajador afectado y por cada infracción detectada de forma independiente. Una inspección que identifica incumplimientos en tres materias distintas con diez trabajadores involucrados puede acumular una sanción que supera fácilmente el millón de pesos, sin contar los costos de asesoría, corrección y tiempo directivo destinado a atender el procedimiento.
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