Conoce las ventajas de implementar una auditoría de procesos en tu empresa, todos ellos relacionados a que tu organización sea más eficiente, incremente la calidad de sus productos o servicios y alcance más rápido sus objetivos económicos a través de la mejora continua.

Para que una empresa sea rentable y mantenga un crecimiento económico constante, resulta de vital importancia que todos sus procesos sean eficientes y estén alineados con los objetivos del negocio, sin embargo, esto no siempre ocurre, y es entonces cuando los problemas comienzan a surgir.

En ese sentido, la auditoría de procesos permite que empresas de cualquier giro o tamaño, puedan detectar deficiencias en las operaciones, identificar riesgos e implementar mejoras para alcanzar la máxima eficiencia a nivel organizacional.

¿Qué es la auditoría de procesos? ¿Para qué sirve?

Es una técnica mediante la cual se obtienen evidencias que permitan evaluar cuán eficaces son los procesos de una empresa, el grado en que estos se apegan a los lineamientos y objetivos organizacionales, así como su rendimiento operativo.

Por lo tanto, la auditoría de procesos tiene como objetivo localizar áreas de mejora para aplicar las acciones correctivas y preventivas que sean necesarias, a fin de disminuir riesgos y conseguir que la empresa incremente su capacidad productiva.

¿Cuándo se debe realizar una auditoría de procesos?

Existen diversos motivos por los que una empresa puede recurrir a una auditoría de procesos, los principales suelen ser:

  • Cuando no se consiguen los resultados previstos o se presentan pérdidas, en ese sentido, la auditoría estará encaminada a identificar deficiencias de control, corroborar que los procesos se están cumpliendo según lo estipulado, o detectar áreas de mejora.
  • Cuando surge la necesidad de reducir costos, el fin de la auditoría será entonces, determinar qué procesos pueden optimizarse o qué acciones deben implementarse para emplear los recursos con eficiencia.
  • Hay muchas quejas de los clientes, en este caso, habrá que evaluar si se están omitiendo actividades dentro de los procesos, o bien, identificar áreas de oportunidad y mejora.

Beneficios de llevar a cabo una auditoría de procesos en las empresas

  • Se reducen riesgos y aumenta la capacidad productiva, pues al identificar y corregir deficiencias, errores y desviaciones en los procesos, es posible plantear acciones correctivas y preventivas que las solucionen.
  • Disminuyen los costos, contar con procesos optimizados se reducen las mermas, desperdicios, gastos excesivos y demás pérdidas, y por ende, los recursos de la empresa se emplean con mayor eficiencia.
  • Funciona como un medio de control, ya que se verifica el cumplimiento de la normativa aplicable a la empresa, así como el de las políticas organizacionales y los procesos en sí.
  • Garantiza la calidad de los productos y/o servicios que se ofrecen, si las normas, políticas y procesos se cumplen al pie de la letra, entonces se puede entregar un gran producto o un excelente servicio a los clientes.
  • Facilita la certificación de la empresa en distintas normas, por ejemplo, la norma ISO 9001 Sistemas de Gestión de Calidad, o la norma ISO 27001 Sistemas de gestión de seguridad de la información.
  • Promueve la cultura de procesos en toda la empresa, la auditoría es una oportunidad para sensibilizar al personal sobre la importancia de seguir los procesos conforme los planes y guías establecidos.
  • Impulsa la imagen corporativa, pues una empresa que busca mejorar sus procesos continuamente, que cumple con las normas, y que se certifica, es percibida como una empresa confiable tanto por los clientes como por inversionistas.

¿Cómo se realiza una auditoría de procesos?

Antes de hablar de las etapas de la auditoría de procesos u operativa, vale la pena aclarar ciertos puntos:

En primer lugar, para que la auditoría pueda realizarse, la empresa debe tener definidos los procesos que desea auditar, de lo contrario, no será posible determinar los criterios de cumplimiento.

De igual forma, habrá que seleccionar qué procesos serán auditados, lo cual dependerá de las necesidades de la empresa, por ejemplo, puede que solo se requiera auditar un proceso clave para la empresa del cual se incrementaron los gastos.

Así mismo, cabe recalcar que, aunque la auditoría requiere de varios días o semanas para llevarse a cabo, esta no tiene que perjudicar o entorpecer la operación de la empresa, pues cada una de las etapas y actividades deben programarse con tiempo para que los involucrados puedan ajustar sus tareas.

Ahora bien, a grandes rasgos, la auditoría de procesos se lleva a cabo en tres etapas:

1. Planeación de la auditoría

En esta etapa se determinan las fechas para el inicio y fin de la auditoría, incluyendo las entrevistas a los responsables de cada proceso y/o los involucrados.

También se establece cuál será el objetivo de la auditoría y por ende, se determina el alcance de la misma, es decir los procesos que van a auditarse, y se recopila información previa que permita tener un mejor panorama sobre el deber ser de los procesos, por ejemplo, los requisitos o normas que son aplicables, o los objetivos de la Alta Dirección.

2. Ejecución de la auditoría

Esta es la etapa en la que se evalúan los procesos previamente acordados y, por medio de entrevistas, mediciones, observaciones y registros, se obtienen las evidencias necesarias para respaldar las deficiencias y desviaciones detectadas.

En ese sentido, y de forma muy general, para poder identificar las áreas de mejora y determinar la capacidad y eficiencia de los procesos, el equipo auditor debe:

  • Tomar en cuenta los objetivos empresariales y las políticas, para determinar si los procesos están encaminados a ello y si los recursos se emplean correctamente.
  • Estudiar los procesos y comprender qué es lo que debe hacerse, cómo debe hacerse, quién o quiénes deben llevarlo a cabo, qué recursos se necesitan y la información que debe obtenerse o registrarse, a fin de corroborar si se cumplen según lo esperado.
  • Evaluar los controles internos e identificar riesgos.
  • Analizar el desempeño operativo y los resultados obtenidos.

3. Cierre de auditoría

En esta etapa se presenta el informe con las conclusiones de la auditoría, detallando cuáles fueron las deficiencias y desviaciones detectadas, así mismo, se proponen o establecen las acciones correctivas y/o preventivas que deben llevarse a cabo para corregirlas o erradicarlas.

Es importante mencionar que, para cumplir con el objetivo de la auditoría, se deben establecer fechas compromiso y responsables para la implementación de dichas acciones, así como darles el seguimiento adecuado.

En este punto, la empresa cuenta con la información estratégica necesaria para emprender las mejoras y acciones correctivas necesarias para optimizar sus procesos clave. Es muy importante que la cadena de mando, directivos y operativos estén en sincronía para que los resultados sea óptimos. Un buen liderazgo, acompañado de información clara y precisa sobre el objetivo de la auditoría a los principales encargados de llevará a cabo es fundamental para obtener los resultados previstos en las conclusiones del estudio.

Estrategias inteligentes para tu empresa

Más que una técnica para verificar que todo funcione como debe ser, la auditoria de procesos es una herramienta de mejora continua que, como empresa,  ayuda significativamente a las empresas a ser más eficientes, productivas e incrementar la calidad de los producto o servicio a sus clientes.

Por lo tanto, si buscas que tu empresa sea más competitiva o si tienes problemas operativos y/o financieros que no te permiten conseguir lo resultados que esperas, una auditoría de procesos resulta más que conveniente.

Lo mejor de todo es que una auditoría de procesos se adapta a las necesidades de tu negocio y por lo tanto, ofrece soluciones reales, tangibles, acordes al funcionamiento de tu organización. Sin importar su tamaño o volumen de ventas, toda empresa es susceptible de mejora.

En Lofton te podemos auditar los procesos de tu empresa para detectar en qué aspectos debes mejorar, en qué actividades debes tener mayor control y cuáles no aportan a tu negocio, emitiendo recomendaciones que te permitan alcanzar los objetivos clave, que mejoren la rentabilidad, y que potencialicen el crecimiento de tu empresa. Acércate a nosotros

C. P. Enrique Garduño Torres, Socio de Consultoría Estratégica y Auditoría de Lofton Servicios Integrales